التوثيق الإعلامي

مدخل إلي علم التوثيق الإعلامي وأهينه

مقدمه

أن عملية التوثيق التي تتم في إطار المؤسسات الإعلامية المختلفة المقروءة منها والمسموعة والمرئية إنما تعد من الخطوات الأساسية التي تضمن ألفاظ على أهم الوثائق التي يمكن الاستفادة منها في حقول حياتية متعددة ومن هنا تمكن أهمية التوثيق الإعلامي الذي نحن بصدد بجث جوانبه وعلي هذا فأن التوثيق بمعناه العام هو خطورة مهمة في هذا الصدد في حين يلعب التوثيق الإعلامي دوروا لباز في هذا الإطار إذ إنه يحقق جانبين اثنين مهمتين أولهما عميلة التوثيق ذاتها بما تمثله من خطوات الحفاظ والصيانة والحماية في جانب وثانيهما هو التوظيف هذا المحفوظ بكنوزه وتفصيلاته في عالم الاتصالات والتواصل في جانب أخر

مفهوم التوثيق الإعلامي

هو عملية حفظ دقيق وشامل تسعي إلي الحفاظ علي النتاج الفكري والثقافي والإعلامي ومجمل النشاطات الإنسانية البشرية أو شرائح من الإفراد في أطر مكانية وظروف حياتيه خاصة في وثائق تتعدد إشكالها ومضامينها

أ و هو مجموع الإجراءات والخطوات الفنية والعلمية الي تستهدف توفير المعلومات وجمعها في أوعية تحدد مضامينها وحقولها المعرفية وذلك بالحصول عليها من مصادرها المعرفية المتنوعة ثمحفظها وتخذينها وتنظيمها وترتيبها وتصنيفها وفهرستها بغرض الإفادة منها عند الحاجة

أهمية التوثيق

1 -يقول الدكتور عبد الله أنيس الطباع في تعريفة للتوثيق إنه مجموعة من العمليات المترابطة والمتناسقة لتوصيل المعلومات والمعرفة إلي الطبقة التي تحتاج إلي المعرفة المتخصصة تسهيلا للبحث

2- التوثيق الإعلامي هو صلة بعملية الحصول علي المعلومات وتخزينها وحفظها

أساليب التوثيق

بناء المجموعات ومصادر المعلومات و تنظيم المعلومات وتحليلها ومن أهم أساليب التوثيق أنه يتسم بخاصية مهمة هي خاصية العمق في تناول المعلومات وتحليلها وشموليته تغطيتها من مصادر ها المتعددة والمختلفة وهذا يؤدي بالتالي إلى شمولية الإفادة من تلك المعلومات فيما يتعلق بالباحثين والمتخصصين والمهتمين



أهداف ووظائف مراكز التوثيق

1 - القدرة على تنظيم مركز التوثيق والإعلام.

2 - الإلمام بتقنيات تجميع المعلومات.

3 - الإلمام بتقنيات فهرسة الكتب والمراجع.

4 - القدرة على تسخير التكنولوجيا الحديثة للإعلام والتواصل في مجال التوثيق.

5-استخدام الأفكار والمعلومات التي ترد توثيقها

6 – تقديم الخدمات التي تتعلق بهذة الأفكار والتي تسهل استخدامها

7 –شمولية الأفكار والمعلومات التي ترد توثيقها

8 –سرعة الاستخدام علي الرغم من كثافة الأفكار الصغيرة والحديثة وتزايد تدفقها

تخصيص استخدام الأفكار والمعلومات الصغيرة والحديثة علي المتخصصين في مجال التوثيق في حين تختلف المكتبات باهتمامها بالأفكار كلها وعدم الاقتصار على المتخصصين فحسب من الباحثين أو المهتمين





مصادر المعلومات وطرق الحصول عيها

أولا: لمحة تاريخية عن تطور مصادر المعلومات

تعددت مصادر المعلومات و الاتصال التي عرفها البشر عبر التاريخ تجلت في الشائعات و الحفر على الأشجار و الأعمدة المنصوبة في المعابد أو الميادين العامة . وكان التجار الذين ينتقلون من مكان إلى مكان يحملون معهم الأخبار ، كما كان المنادون يتجولون في عرض البلاد و طولها لنشر الأخبار وإعلان أوامر الحاكم ومنذ أن خلق الإنسان وهو لا يستغني عن المعلومات لاستخدامها في شتى مجالات حياته و نشاطاته . وقد اكتسب الإنسان المعلومات عن طريق المشاهدة و الاستماع و التخيل والتفكير و الأحلام و الوسائل الأخرى المساعدة على ذلك .

تعريف مصادر المعلومات

ويلخص الدكتور سعد الهجرسي في كتابه (الإطار العام للمكتبات و المعلومات- أو نظرية الذاكرة الخارجية )(3) المراحل التي مرت بها عملية تطور أوعية المعلومات في ثلاثة مراحل هي :
1 -المرحلة قبل التقليدية-
و التي تمثلت في الحجارة و الطين والعظام و الجلود و البردي ، وما أليها من المواد الطبيعية والحيوانية ، التي استخدمت كما هي دون تغيير كبير في تكوينها.
2 - المرحلة التقليدية و شبه التقليدية :
و التي تمثلت في الورق الصيني و تطوراته الصناعية ، قبل الصناعة و بعدها حتى ألان ، و التي تمثلت في المخطوطات والكتب و الدوريات المطبوعة و براءات الاختراع و المعايير و المواصفات و ما أليها .
- 3- المرحلة غير التقليدية :
و التي تمثلت في المصغرات الضوئية على اختلافها ، وفي المسجلات الصوتية بالأشرطة أو بالأقراص أو بغيرهما ، وفي المخترعات الإلكترونية على شتى الوسائط

طرق الحصول علي مصادر المعلومات :

تستطيع المكتبات ومراكز المعلومات وحتى الأشخاص –أحيانا- من التعامل مع مصادر المعلومات الإلكترونية والحصول عليها عبر واحدة او أكثر من المنافذ التالية :
1 - الاتصال بقواعد البيانات عن طريق الاتصال المباشر (Online) ويعرف أيضا بالاشتراك المباشر .
2 -شراء حق الإفادة من الخط المباشر (Online) من خلال أحد مراكز الخدمة على الخط .
3 - الاشتراك من خلال الشبكات المحلية و الإقليمية والدولية .
4 - الاشتراك من خلال وسطاء المعلومات او تجار المعلومات ((Information Brokers .
5 - الاشتراك في شبكات تعاونية خاصة لتقاسم المصادر المعروفة ب (Resource sharing network) .

























الجوانب العلمية في التوثيق الفهرسة ( أنواعها – قواعدها )

تعريف الفهرسة

تعد الفهرسة أحدي العمليات المهمة التي تعني بوصف فني للمعلومات المراد تخزينها وهذا يعني أن الفهرسة تهدف في المقام الأول عملية أنشاء فهارس لتلك المواد مثل الوثائق التي تحتوي الكتب والأبحاث الكتب والأبحاث والنشرات والدوريات والتقارير والمواصفات القياسية والرسائل الجامعية والمخططات وحول هذا يؤكد أحد الباحثين علي أهمية الفهرسة في أطار الحفظ علي تلك المواد وتوثيقها :

أنواع الفهرسة /

أولا الفهرسة الوصفية :

يهتم هذا النوع من الفهرسة بالصفات المادية للوثائق المختلفة كالكتب والدوريات وغيرها وتتصل هذه الصفات المادية لتلك الوثائق بالمعلومات التي تحدد هوية الوثائق وصفاتها بدقة مثل أسماء المؤلفين وعناوين الوصف المذكور

ثانياَ : الفهرسة الموضوعية /

وتهتم هذه الفهرسة بمضامين الوثائق فيتم فهرسة الوثائق من خلال رصد رؤوس الموضوعات أو أرقام التصنيف بهدف حصر مجموعات الموضوعات متوافقة في مضامينها في مكان واحد مما يسهل الاستفادة منها عند الحاجة

وقد اتبعت هذه الفهرسة في مراكز المعلومات وفي المكتبات ألكبري في العالم وقد وضعت قوائم لرؤوس موضوعات بوصفها فهارس أساسية في يعض الجامعات العربية

قواعد الفهرسة

أن الفهرسة في الأساس يحدد هويتها أية وثيقة بشكل دقيق وشامل وهو يشكل تتابع الفهرسة الموضوعية ومن ثم يسجد القائمة المرتبة وبجبس نظام دقيق وشامل التي تحتو ي علي المصادر المراد الرجوع أليها ويحدد مفاتيح تلك المصادر وأدواتها ومن ثم الفهرسة يتضمن مداخل المؤلفين والناشرين أو المدققين أو المترجمين

التصنيف

يعني بالتصنيف اصطلاحا إيجاد مجموعات متشابهة من المواد المراد توثيقها مكتبيا أو إعلامياً ذلك بناء علي درجة التشابه بينها في حين يتم استبعاد ما اختلف في تلك المواد وترجع الكلمة لغويا إلي معني لاتيني قديم حسب كانت اللفظة مستعملة في روما القديمة لتدل علي الطبقة من الناس التي تنتمي إليه لفرد بحسب أهميته وثروته ومكانته الاجتماعية

أنواع التصنيف :

1- التصنيف العشري الكامل

2 -التصنيف التوسعي

3 -تصنيف مكتبة الكونجرس الأمريكية

4 -التصنيف الموضوعي

5 -التصنيف التوضيحي

6 -التصنيف الببلوغرافي



التكشيف

مفهوم التكشف : هو واحدة من عمليات تمثل المعلومات لخلق مداخل محددة يتم وضعها في كشاف خاص ، أو هو إعداد تقود للوصول إلي المعلومات من مصادرها والتكشف يسند على المداخل التفصيلية للوثيقة إلتي تحتوي علي المعلومات التي تقيد الباحث عند حاجته للرجوع إلي معلومات أو وثيقة ما إضافة إلي استناد التكشف علي الإشارة المعلوماتية التي ترتبط هذا المدخل ببغضها ببعض لتسهيل الرجوع إلى الوثيقة أو المعلومة عند الحاجة



استخداماته

1 – الإلمام الكامل والشامل والدقيق بالمواد المراد تكشفها والاطلاع عليها وقرأتها قراءتها قراءة متفحصة دقيقة لتسهيل عملية تحليل معلوماتها وإخضاعها لعملية التكشف بوضع المداخل المناسبة لها

2 –اخضاع محتويات كل مجموعة علي حدة للتحليل الدقيق ووضعها في أطار معايير تكشفها بشكل صحيح

3 –تحديد هوية كل وحدة علي حدة داخل كل مجموعة ومن ثم وضع رؤوس في إطار معايير تكشفها بشكل صحيح

3 –تحديد هوية كل وحدة علي حدة داخل طل مجموعة ومن ثم وضع رؤةس موضوعات مناسبة بما تحتويه كل مجموعة بما يتناسب وما تحتويه من معلومات

4- توضيح أماكن رؤوس الموضوعات بشكل واضح ومباشر حتى يسهل استخدامها والرجوع إليها عند الحاجة















طرق حفظ واسترجاع المعلومات

· أولاً : حفظ المعلومات ويتم بأحد أسلوبين:
أ - الأسلوب اليدوي: وذلك باستخدام الطرق الاعتيادية التقليدية المتبعة في المكتبات ومراكز التوثيق.
ب - الأسلوب الآلي: وذلك باستخدام المصغرات الفيلمية والحاسبات الإلكترونية.
وهناك وسائط متعددة لتخزين الوثائق والمعلومات أهمها: الورق، البطاقات المثقوبة، الأفلام، الميكروفيلم، الميكروفيش، الأقراص الممغنطة، الأقراص الليزرية.
رابعاً: استرجاع المعلومات: ويُقصد بها عملية البحث عن وثيقة أو وثائق معينة بغية التحقق من موضوع معين ضمنها أو من نص من نصوصها، وتلبية احتياجات المستفيدين إلى هذه المعلومات.

أشكال استرجاع المعلومات
هناك أشكال مختلفة لاسترجاع المعلومات أهمها:
1- استرجاع الجسم المادي للوثيقة نفسها بهدف مراجعتها لحل مشكلة ما.
2- استرجاع البيانات الببليوغرافية عن الوثيقة، وما قد يرافقها من معلومات إضافية كالمستخلصات والمصطلحات.
3- تقديم إجابات مباشرة عن استفسارات تتعلق بمعلومة معينة من الوثائق.
4- استرجاع نصوص وثيقة أو وثائق معينة.
وقد ساعد استخدام الحاسبات الإلكترونية في المكتبات ومراكز التوثيق والمعلومات على تطوير نظم خدمات استرجاع البيانات الببليوغرافية والوثائق والنصوص ونظم الإجابة عن أسئلة المستفيدين.
طرق استرجاع المعلومات

·
هناك طريقتان لاسترجاع المعلومات:
1- الاسترجاع اليدوي أو التقليدي: وذلك بالرجوع إلى الكتب أو الدوريات أو الوثائق أو غيرها من أوعية المعلومات المحفوظة والبحث عن المعلومات بالطرق الاعتيادية.
2- الاسترجاع الآلي: وذلك باستخدام التقنيات الحديثة كالحاسبات الإلكترونية في تخزين واسترجاع المعلومات، أو استخدام المصغرات الفيلمية المزودة بأجهزة استرجاع خاصة. وتؤمن هذه الطريقة الاسترجاع الدقيق والسريع للمعلومات المطلوبة.
بث المعلومات
وهو من الخدمات الوثائقية الهامة الهادفة إلى التحكم بالكم الهائل من المعلومات والوثائق، وإتاحة الفرصة أمام الباحثين والعلماء للاطلاع والتعرف بصورة دورية منتظمة على أهم المستجدات من أبحاث ودراسات في مجالات تخصصاتهم المختلفة. وتقدم هذه الخدمة وفق سياسة استراتيجية ثابتة، تساعد على تحقيق أهداف مركز التوثيق، وهي تتم بصورة انتقائية، وتُعرف باسم «خدمة البث الانتقائي للمعلومات S.D.I»، وهي من أكثر أساليب الإعلام العلمي قوة وفعالية.































التقنيات الحديثة في مراكز المعلومات المصغرات الفيلمية واستخدامها :

التعريف المصغرات الفيلمية:


هي مساحة فيلمية ذات خصائص معينة تسجل عليها كمية من الوثائق تقرا وتطبع بواسطة أجهزة وطباعة معينة.

تعريفها لغة:

هي كلمة لاتينية (microfilms) وهي تعني الأشكال الصغيرة.

تعريفها اصطلاحا:

هي كافة أشكال التسجيل، أو النسخ المصغر.

النشأة والتطور التاريخي:

في القرن التاسع عشر الميلادي قام (جون بنيامين) في انجلترا باختراع اله تصوير استخدم فيها الإمكانيات الفنية التي كانت متوفرة في ذلك الوقت التي أمكن من خلالها إنتاج أول مصفر فيلمي . في عام 1839 كان إنتاج أول مصغر فيلمي. قام بتصغير وثيقة طولها 20 بوصة إلى صورة مصغرة طولها 3 مليمتر، بمعنى انه قام بتصغير الوثيقة 160 مرة. 1870 تم تصوير 2,5 مليون إطار تصوير مصغر أثناء الحرب الفرنسية وبروسيا. نلاحظ أن الحروب كانت لها دور فعال في الاكتشافات أو لتطوير لمعظم أوعية المعلومات ، في أثناء الحرب الفرنسية عام 1870-1871 ، حيث قامت الإدارة الفرنسية بإنتاج مصغرات فيلمية الوثائق الهامة بغرض يسهل على الحمام والبالونات حملها إلى مواقع أخرى، كذلك استخدمت أثناء الحرب العالمية الأولى.1920 استخدمت تقنية المصغرات الفيلمية تجاريا في البنوك.1938 بدابة استخدامها في مجال المكتبات. •





فوائد ومميزات استخدام المصغرات:

1-. التغلب على مشكلة التخزين بتحميل الوثائق على أفلام مصغرة.
2-توفير الحيز يؤدي إلى تخفيض في البناء والتجهيز.
3-تحقيق الأمن والحماية للوثائق الأصلية.
4/ الحفاظ على سرية المعومات.
5- توفير كبير في العمالة.
6-تحسن أسلوب استرجاع المعلومات.
7- سعة التخزين.
8- إمكانية استخدام عدة أنواع من أجهزة القراءة.
9-إمكانية إنتاج نسخ عديدة بتكاليف زهيدة.
10-. إمكانية وضع علب الأفلام في نفس الرف إلي جانب النسخ المطبوعة.
11- سهولة التداول والنقل.








شبكات المعلومات :

وكان نصيب شبكات المعلومات بوجه عام واحتمالات المشاركة في الوطن العربي بوجه خاص ثمانية عشر بحثًا؛أي حوالي ٤٤ % من بحوث الملتقى والبالغ عددها واحدًا وأربعين بحثًا، كما تعرّف الدراسة بهذا الملتقى والأهداف التي رسمت له، والتصور الذي قدمه معدو الأبحاث المشاركة للتصميم المفهومي لنظام الشبكة العربية للمعلومات، والتطور الخاص بتلك الشبكة، والآمال التي عقدت عليها.قام الباحث بتوصيف المعالجات؛ لتنشيط ذلك المشروع الطموح، وحدد أيضًا رؤيا وتصورًا مستقبليًا لوضع آلية يمكن أن تأخذ الشبكة العربية للمعلومات مكانتها المناسبة ضمن الإطار العام لإستراتيجية مجتمع المعلومات العربي، في بيئة إلكترونية توظف بها الطفرات التي حصلت في مجال تقنيات المعلومات والاتصالات في العقدين الأخيرين.إن الإشكاليات التي أثيرت منذ ما يزيد على ربع قرن ما زالت قائمة . وفي الوقت الذي توجد فيه حاليًا - بفضل التكنولوجيات الجديدة – إمكانات حقيقية للمشاركة الفعالة على المستويات الوطنية والإقليمية والعربية فإن تصميم مثل هذه الأنماط من الشبكات وبناءها وترويجها يتطلب استثمارات باهظة في تنمية البنية التحتية لصناعة الاتصالات والمعلومات.

وتشير إحدى الدراسات إلى أن أهم العوائق التي تواجه تنمية البنى الفوقية للمعلومات على الصعيد القومي هي:

-بيروقراطية العمل.

-تعدد وتضارب التشريعات المنظمة للعمل.

-مركزية اتخاذ القرار في كافة القطاعات وعلى جميع المستويات الإدارية.

-صعوبة تداول البيانات والمعلومات من حيث البعد الزمني والمكاني









أهداف الشبكة

حددت الأهداف بعيدة المدى المعلنة للشبكة العربية للمعلومات عند التخطيط لها في أواسط الثمانينات من القرن الماضي بما يلي:

1 -تحسين تدفق المعلومات وتبادلها بين المستفيدين والمؤسسات في البلدان العربية كدعم ديناميكي لبرامجها الإنمائية ونشاطات حل المشاكلبحفز وتبني التعاون والتنسيق والتكامل في نظم وخدمات المعلومات في المنطقة.

2- تقليص الازدواجية والهدر في هذا الميدان عالي الكلفة، والاستخدام الأمثل لموارد المعلومات في المنطقة، وزيادة الكفاءة والقدرات والفعالية والجودة في خدمة المعلومات للمستفيدين على كافة المستويات.

3 - رفع قدرات المعلومات القيمة لدى بلدان المنطقة في قطاعات الأولوية التي من بينها التنمية الاقتصادية، والتطور العلمي والتكنولوجي، والأمن الغذائي والتنمية الزراعية، وتحسين البيئة، وتطوير موارد الطاقة والموارد البشرية، وتطوير التجارة الداخلية والخارجية.

3 - العمل على انسجام التطورات في موارد ونظم المعلومات، والحوسبة والإعلامية، وقدرات الاتصالات السلكية واللاسلكية؛ لتحسين جمع ومعالجة وبث ونقل المعلومات بين المؤسسات في المنطقة في ظروف مثلى؛ لتحسين وصول المعلومات إلى المستفيد النهائي بشمول وكفاءة وبأسلوب صديق للمستفيد.

4- تطوير النظم والركائز والأدلة الإرشادية لمعالجة المعلومات وبثها خاصة باستخدام اللغة العربية.

.